– När vi gör en kalkyl börjar vi ofta ute hos kunden. I mobilen kan vi skapa kalkylen, skriva in våra anteckningar och lägga till bilder från arbetsplatsen. Sen fortsätter man när man kommer in på kontoret.

– För oss har det varit viktigt med kalkyler som vi sen kan följa upp. Är det några delar i jobbet som vi tar för lite eller för mycket betalt för? Eller där vi inte gör rätt? I Digitimz delas kalkylen upp i olika arbetsmoment som tidsberäknas. En tidskalkyl för vår planering och en för vad vi vill offerera kunden. Det ger oss en säkerhetsmarginal.

 Planering viktigt

– Om man inte sätter tid på varje arbetsmoment, så är det svårt att få resursplaneringen att stämma. På större jobb gör vi dessutom tidplaner i systemet.

– Projekthanteringen är viktig för oss. Vi vill kunna följa hur projekten går. Vi har t.ex ett bildgalleri där alla bilder från jobben kommer in. Jag sitter varje morgon och går igenom hur långt de olika projekten kommit.

– I takt med att vi fått fler anställda och fler projekt så behövde vi också kunna planera bättre. Vi hade tidigare en del problem med att hålla de tider vi lovat. Det är inte kul att göra kunderna besvikna när vi inte kan komma som lovat. Bättre att från början lova en senare starttid.

– Jag lägger in alla arbeten i resursplaneringen. Jag börjar ofta med att grovplanera jobben och vem som skall göra dom men ju närmare man kommer desto mer finplanering blir det.

– Vi har inte så mycket material i vårt eget lager men lagerfunktionen är bra för att hålla ordning på all utrustning som finns på projekten och i bilarna.

– Jag har också sett att vi förlorar rätt mycket pengar på material som inte debiteras kunden. Olika infästningar, fog och skruv till exempel. Det används kanske en halv förpackning på ett jobb, resten som används på ett annat jobb debiteras inte. Nu har vi gjort så att vi har lagt upp dom artiklarna i lagret och med hjälp av QR-koder så är det lätt att i mobilen registrera dom. Vi räknar med att det försvinner material för uppåt tvåhundra tusen som inte faktureras. Det kan man göra något annat kul för.

Kundportalen positiv för kunderna

– Vår kundportal visar kunden hur vårt jobb fortlöper. Vi får många positiva kommentarer från kunderna över den funktionen. Här kan de se våra offerter, registrera sina rotuppgifter, se bilder från jobbet som läggs in via mobilappen.

– Vi ville också ha en möjlighet att kommunicera med kunden via systemet. Vi var lite trötta på att hålla ordning på alla mail som gått mellan oss och kunden. Nu kan vi samla all info på ett ställe och det är tillgängligt i både dator och mobil. Nu vet även killarna ute på jobben vad som sagts. Det är perfekt.

– Jag klarar enkelt att administrera verksamheten själv med en omsättning på ca 36 miljoner och ändå känna att jag har kontroll. Jag tycker vi kommit så långt vi behöver när det gäller administrationen. Visst, vi har vissa önskemål om tillägg och förbättringar men utan att vara allt för entusiastisk kan jag säga att våra jobb löper mycket smidigare nu än tidigare och vi har fått den kontrollen som vi saknade. Nu gäller det bara att få tillräckligt med personal för att täcka behovet av arbetskraft.